国有资产管理处档案管理办法
第一章 总则
本规定所称的档案是指过去和现在国资处及各科室从事业务、管理、宣传等活动中所直接形成的有保存价值的各种文件、文字、图表、账册、报表、合同资料、声像、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录及数据库电子文件。
档案的分类、编码、立券、保存期限等按学校档案馆的统一要求执行。
第二章 档案管理模式与范围
一、档案的形成与归档
档案搜集整理由各职能科室完成，档案的立卷归档交由校档案馆统一归档管理。
属于档案归档范围的文件原件、重要材料统一存放管理，每年集中交由校档案馆存档；其他日常运行用文档由各职能科室自行存放。
二、档案的统一管理
国资档案管理工作在学校档案馆的业务指导下，由一名副处长分管。基础档案由各科室指定专人负责收集整理，按照学校档案管理的有关规定分别上交存档或在处内存档。处内设兼职档案管理员，负责收集、整理、立卷、保管，并监督各科室管理文件和资料归档，业务上接受校档案馆的指导。
三、国资管理档案整理分工及范围：
1、处务秘书：
GZ11综合类
（1）上级有关国资管理的综合文件； （长期）
（2）本校国有资产管理的规章制度； （长期）
（3）处内年度责任书、总结、请示和批复等等； （长期）
（4）处务工作会议、重大事项记录等。 （短期）
2、资产管理科：
GZ11综合类
（5）仪器设备综合统计年报表。 （永久）
（6） 仪器设备管理数据库。（长期）
GZ12固定资产管理
（7）教学科研仪器设备清理清查结果； （永久）
（8）仪器设备资产调拨、转让、拍卖、报废等文件。 （短期）
3、房屋管理科
GZ11综合类
（9）房屋所有权证书； （永久）
（10）房屋购置、转让、拆除等变动过程中的领导批复、会议纪要、评估资料、合同等。 （永久）
（11）公房有偿使用、职工住房屋货币化等相关批复、文件、资料。（长期）
（12）房屋资源利用数据库。（长期）
GZ12固定资产管理
（13）房屋面积统计表 （永久）
（14）办公家具采购过程中形成的计划、招标文件、投标文件、采购合同等。 （长期）
4、土地管理科
GZ11综合类
（15）土地所有权证书； （永久）
（16）土地征用、转让等变动过程中的领导批复、会议纪要、评估资料、合同等。 （永久）
（17）土地利用现状图及土地利用规划图等相关材料 （长期）
（18）学校土地资源利用数据库。（长期）
GZ12固定资产管理
（19）土地面积统计表 （永久）
5、招标采购科：
GZ11综合类
（20）仪器设备采购计划； （长期）
（21）招标文件；投标文件及中标通知书；（长期）
（22）采购合同及有关的技术图纸、文字材料等； （长期）
（23）进口代理合同、索赔、检验等文件； （长期）
（24）招标、议标、商务谈判等会议纪要。采购活动备案表、会议记要等 （长期）
（25）大型仪器设备验收报告、使用说明书等资料；（长期）
（26）供应商信息库、评标专家库等。（长期）
第三章 档案日常管理规定及档案管理员工作职责
一、档案的整理、编号、立卷
各科室搜集的档案移交到处档案管理员时，需履行移交手续，双方签字。
档案管理员根据归档原则对档案加以系统整理、编号，并组织填写卷内目录，装订。
档案中的目录及关键词均需录入数据库，以利于查阅方便.
二、档案归档要求
档案归类要做到分门别类，科学管理、有效有序、方便查找。要遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应满足以下要求：
1、归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
2、在归档的文件材料中，应当将每份文件正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开。
3、案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；填写的字迹要工整。
4、声像材料应用文字标出对象、时间、地点、中心内容和责任者。
5、文书档案案卷封皮、卷内文件目录、备考表、档号的格式按学校档案管理有关规定执行。
三、重要档案
重要材料的原件按学校档案馆的规定移交给校档案馆，国资处档案室留存其复印件。
四、档案日常管理规定
国资处保存的档案，主要供本处工作人员利用，日常借阅需履行借阅手续。
校外单位或个人需查阅时，应持介绍信，经国资处领导同意后，方可查阅。查阅完毕和归还的档案，应及时清点和记录，检查无误后放回原处。
五、档案保管的注意事项
1、档案管理员应定期检查，注意防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫。
2、档案进出应仔细清点和登记，办好移交手续，案卷阅后，应准确无误地放回原处。对迟迟不交回的档案要积极追交。
3、严格执行保密制度，不得泄露机密。
档案的销毁须遵守学校有关档案管理与保密的相关规定。
第四章 档案备份制度
一、所有有价值的文件、报表、计划、合同、业务记录等必须形成电子文件。
二、各科室、中心应采用电脑管理和工作，便于业务资料的数字化处理和保存。对存入电脑的资料、档案，必须另外备份。
第五章 附 则
一、 本办法由国有资产处办公室负责解释。
二、 本办法未尽以及相关事宜，参照学校的相关规定执行。
三、 本办法自发布之日起施行。